VENTAJAS Y BENEFICIOS

Es una herramienta administrativa que toda institución debe tener para llevar un efectivo registro de contratos y procesos judiciales, así como toda información relacionada con los mismos, la cual podrá ser consignada y consultada en cualquier momento, vía web, además de contar con alertas y notificaciones automáticas vía mail de fechas de vencimientos de pólizas, términos, garantías, etc.

Permite ademas tener un efectivo control de prórrogas y otrosíes.

Oportunidad

Conocimiento oportuno de los compromisos y sus respectivos vencimientos.

Parametrización

Clasificación y diligenciamiento de contratos acorde a las necesidades de la entidad.

Consulta en línea

Acceso virtual a los contratos y sus anexos.

Acceso condicionado

Información disponible para los responsables en los niveles en que sea requerida.Los usuarios cuentan con acceso al registro de contratos mediante bandejas que pueden ser accedidas según el perfil, permitiendo manipularlos dependiendo de los permisos con los que se cuente.

CARACTERÍSTICAS

• Los usuarios cuentan con acceso al registro de contratos mediante bandejas que pueden ser accedidas según el perfil, permitiendo manipularlos dependiendo de los permisos con los que se cuente.
• En las bandejas de contratos los usuarios podrán ordenar y filtrar la información a través de diferentes criterios: tipo de contrato, cliente, proveedor, área, dependencia, estado, de cuyos resultados podrán ser generados los reportes correspondientes.
• En el módulo de contratos se podrá hacer búsquedas por cualquiera de los datos básicos del contrato: objeto, precio, forma de pago, interventores, pólizas, fechas de inicio y finalización.
• Los usuarios podrán acceder al sistema mediante un navegador de Internet (Internet Explorer, Firefox, Safari), desde cualquier sitio con conexión a Internet.
• Para cada contrato se elaborará un expediente en el cual se encuentren todos los documentos relacionados con dicho contrato.
• El módulo de contratos contará con un sistema de alertas que envíe información vía correo electrónico referente a los vencimientos de los contratos y a aquellos contratos que están pendientes por algún documento.
• El usuario podrá acceder a una bandeja de alertas en la cual se pueda visualizar mediante colores, el nivel de urgencia de intervención sobre un determinado contrato, sea por vencimiento o porque falta información.
• Los usuarios con el perfil adecuado podrán cambiar el estado de los contratos según el momento del proceso en el que se encuentren.
• Toda la información sobre la cual se sustentan los contratos, como áreas, dependencias, usuarios, clientes, proveedores y estados de los contratos, es administrable mediante una interfaz de administración que puede ser accedida por los usuarios que tengan los permisos para ello.